Biên bản tóm tắt các nội dung đã trao đổi, tiến độ hiện tại, rủi ro cần lưu ý và kế hoạch hành động sau buổi họp giữa Ly Byn Cosmetics và Diginno.
Buổi họp tập trung review tiến độ triển khai các phần đã được Diginno setup trên Lark, bao gồm quy trình vận hành, đồng bộ KiotViet - Lark, HRM/chấm công/tính lương, CRM và tài chính. Phía Ly Byn nhấn mạnh mong muốn sử dụng Lark như một hệ thống quản trị nội bộ trung tâm, tối ưu quy trình, báo cáo, CRM và tự động hóa, thay vì chỉ copy lại các quy trình cũ trên Base.vn.
Diginno đã chuyển một số quy trình dạng phiếu từ Base.vn sang Lark như đối trừ công nợ, trả thưởng, đề xuất chi tiêu, xóa/sửa, kho, nhập hàng, chuyển kho, hoàn hàng và hủy đơn.
Đã thử nghiệm kéo dữ liệu đơn hàng và chi tiết đơn hàng từ KiotViet về Lark để phục vụ xử lý nội bộ, thông báo kho/vận chuyển và cập nhật trạng thái.
CRM là nhu cầu trọng tâm của Ly Byn, đặc biệt cho việc quản lý tập khách hàng lớn, phân loại sâu, theo dõi lịch sử chăm sóc và phân bổ khách cho sale.
Diginno đã demo module HRM với thông tin nhân sự, phòng ban, chấm công và bảng lương. Dữ liệu có thể đồng bộ từ hệ thống Lark khi nhân viên tham gia tổ chức.
Hai bên trao đổi về khả năng gọi điện, họp video và ghi âm/record trên Lark.
Phần tài chính đang ở mức khởi tạo ban đầu, chủ yếu có phiếu đề xuất chi tiêu. Định hướng là xây base riêng để quản lý thu/chi, đề xuất chi, phê duyệt và báo cáo dòng tiền.
| STT | Vấn đề | Ảnh hưởng | Hướng xử lý |
|---|---|---|---|
| 1 | Đang bám theo quy trình Base.vn cũ | Có nguy cơ tạo lại các bước thừa, làm hệ thống rối và khó dùng. | Ly Byn vẽ lại luồng vận hành mới, Diginno điều chỉnh theo luồng mới. |
| 2 | Chưa thống nhất rõ luồng đơn hàng, hoàn hàng, hủy đơn, nhập hàng, thu/chi | Dễ bị chồng chéo giữa KiotViet, Lark và quy trình nội bộ. | Cần workshop riêng để chốt từng luồng nghiệp vụ. |
| 3 | CRM chưa được mô tả thành schema cụ thể | Nếu chỉ đồng bộ khách hàng cơ bản sẽ không đạt kỳ vọng quản trị CRM. | Bổ sung trường đặc tính khách, phân hạng, lịch sử chăm sóc, sale phụ trách, nhắc việc. |
| 4 | Một số nhân viên chưa vào Lark | Khó triển khai chấm công, thông báo và quy trình nội bộ. | Ly Byn tiếp tục mời/kích hoạt nhân sự vào Lark. |
| 5 | Giới hạn bản free và hai tổ chức Lark | Có thể ảnh hưởng quản lý tập trung nếu mở rộng toàn bộ công ty. | Xem xét nâng cấp khi chốt triển khai chính thức. |
| STT | Nội dung | Kết luận |
|---|---|---|
| 1 | Vai trò của KiotViet | Tiếp tục dùng cho bán lẻ, kho, doanh thu, trừ tồn và nghiệp vụ bán hàng/kho mạnh của KiotViet. |
| 2 | Vai trò của Lark | Dùng làm hệ thống quản trị nội bộ, CRM, quy trình, báo cáo, thông báo và automation. |
| 3 | Quy trình Base.vn cũ | Không copy nguyên trạng; cần cắt giảm và vẽ lại theo luồng thực tế mới. |
| 4 | CRM | Là trọng tâm cần ưu tiên, đặc biệt quản lý khách B2B/CTV/đại lý, phân loại và lịch sử chăm sóc. |
| 5 | HRM/chấm công | Khung đã sẵn sàng, có thể hướng dẫn nhân viên chấm công trên Lark từ tuần sau nếu Ly Byn xác nhận. |
| 6 | Nhà cung cấp | Cần tách riêng với khách hàng, không gộp chung trong một bảng CRM. |
| 7 | Tự động hóa | Cần tận dụng Lark để gửi thông báo, nhắc việc, nhắc chăm sóc, sinh nhật, chu kỳ mua lại và báo cáo quản trị. |
| STT | Công việc | Người phụ trách | Deadline |
|---|---|---|---|
| 1 | Vẽ lại luồng vận hành mong muốn cho đơn hàng, hoàn hàng, hủy đơn, nhập hàng, thu/chi. | Anh Nam / Anh Thịnh | Cần chốt sau họp |
| 2 | Đánh dấu các quy trình Base.vn cũ còn dùng, đã bỏ, hoặc cần thay thế. | Anh Nam / Anh Thịnh | Cần chốt sau họp |
| 3 | Bổ sung mong muốn CRM: trường thông tin khách hàng, cách phân loại, cách giao khách cho sale, lịch chăm sóc. | Anh Nam | Cần chốt sau họp |
| 4 | Cung cấp/đối chiếu danh sách nhân sự chưa tham gia Lark. | Ly Byn | Trước khi training chấm công |
| 5 | Xác nhận có triển khai chấm công trên Lark từ tuần sau hay không. | Anh Nam / Anh Thịnh | Trước tuần triển khai |
| 6 | Xác nhận cách tách và quản lý Nhà cung cấp riêng với Khách hàng. | Anh Nam / Anh Thịnh | Trong buổi chốt schema tiếp theo |
| STT | Công việc | Người phụ trách | Deadline |
|---|---|---|---|
| 1 | Kéo/tổng hợp thêm dữ liệu hiện có từ KiotViet về Lark: khách hàng, đơn hàng và các nhóm dữ liệu liên quan. | Nguyên / Diginno | Tiếp tục sau họp |
| 2 | Kiểm tra khả năng lấy công nợ khách hàng và nhà cung cấp từ KiotViet. | Nguyên / Diginno | Tiếp tục sau họp |
| 3 | Điều chỉnh lại quy trình trên Lark sau khi Ly Byn chốt luồng mới. | Nguyên / Diginno | Sau khi nhận luồng mới |
| 4 | Thiết lập thông báo theo nhóm/phòng ban cho các luồng xử lý đơn, kho, vận chuyển, kế toán. | Nguyên / Diginno | Sau khi chốt luồng nghiệp vụ |
| 5 | Bổ sung bảng/phần quản lý Nhà cung cấp tách riêng với Khách hàng. | Nguyên / Diginno | Sau khi chốt schema |
| 6 | Hoàn thiện CRM theo nhu cầu phân loại, giao khách, lịch sử chăm sóc và nhắc việc. | Nguyên / Diginno | Sau khi chốt yêu cầu CRM |
| 7 | Làm video/tài liệu hướng dẫn chấm công trên Lark nếu Ly Byn xác nhận triển khai. | Nguyên / Diginno | Trước buổi training chấm công |
| 8 | Tiếp tục xây phần tài chính: đề xuất chi, đồng bộ biến động ngân hàng, báo cáo dòng tiền. | Nguyên / Diginno | Giai đoạn tiếp theo |
Tiến độ hiện tại đã có khung CRM, HRM và kết nối KiotViet - Lark ở mức nền tảng. Tuy nhiên, để hệ thống dùng đúng như kỳ vọng của Ly Byn, bước quan trọng tiếp theo là không tiếp tục copy quy trình Base.vn cũ, mà cần chốt lại luồng vận hành mới.